一些暢銷書總是這樣引導(dǎo)，企業(yè)應(yīng)該給員工更自由的工作環(huán)境，實現(xiàn)員工的自我管理，抓考勤意味著公司開始走下坡路了……

(資料圖片)

這些言論逐漸讓公司管理的兩難：考勤嚴苛，員工抱怨；考勤放松，人效降低。直到國內(nèi)大廠悄然卷起“考勤”之后，大家似乎再度意識到：開放式或自驅(qū)式管理要適應(yīng)于公司的性質(zhì)、文化或發(fā)展階段。

正如我們訪談過的一家規(guī)模型企業(yè)，考勤被視為員工管理的最小顆粒度。

他們表示：“因為考勤是員工、HR、管理者每天都要接觸的，它與發(fā)薪準確性、人員調(diào)遣、人效分析、員工激勵等都密切相關(guān)。”

暫且拋開這家公司的情況，我們透過考勤這種管理形式，一起來看看企業(yè)，尤其是“大廠”考勤管理背后的本質(zhì)問題——時間管理。

“嚴”抓考勤的三重境界

在談時間管理之前，我們先梳理管理視角中看待這個問題的不同維度。

實際上，勞動者投入到工作中的時間是看不透的、摸不著的。為了提升效能，我們必須將時間度量出來，成為可以被看見的數(shù)字，并且將數(shù)字指標與其他因素關(guān)聯(lián)和結(jié)合起來。

基于對時間數(shù)字的不同視角，又形成了不同的應(yīng)用價值。

一般來說，勞動力時間在企業(yè)中存在三種不同視角。

1. 人力資源視角

HR視角中關(guān)注的時間是從合規(guī)性出發(fā)。一部勞動合同法，多數(shù)內(nèi)容都是關(guān)于勞動力時間的法律。我們購買勞動力服務(wù)，實質(zhì)上也是購買勞動力的時間。

從合規(guī)性出發(fā)，有沒有準確記錄員工的時間，基于時間的算薪是否準確，有沒有違背相關(guān)法律法規(guī)是HR首要考量的。

其次是一些初步的成本考量：既然員工服務(wù)的本質(zhì)是投入時間，那這一塊有沒有浪費，員工有沒有遲到缺勤，缺勤是否請假等。

我們將人力資源視角中的時間管理稱為時間管理的第一原則：時間只有被記錄下來，才是有效時間；未被記錄的時間都有可能是無效時間。

2. 財務(wù)視角

財務(wù)視角中關(guān)注時間更多是從經(jīng)濟性出發(fā)?？紤]到所有的時間投入其實都是成本支出，那么投入的時間是否劃算，能否被計算成本，時間背后的成本能否被分攤是財務(wù)部門關(guān)注的首要內(nèi)容。

我們將財務(wù)視角中的時間管理稱為時間管理的第二原則：有效記錄的時間只有與成本關(guān)聯(lián)，才是有效投入，未被關(guān)聯(lián)的時間都有可能是無效投入。

3. 業(yè)務(wù)視角

業(yè)務(wù)部門作為生產(chǎn)經(jīng)營的直接單位，更多關(guān)注時間的價值性，即有效時間的投入對于業(yè)務(wù)的價值是不是符合戰(zhàn)略的，是不是有效的，能不能根據(jù)業(yè)務(wù)需求敏捷調(diào)整，如何平衡員工的投入和產(chǎn)出等。

我們將業(yè)務(wù)視角中的時間管理稱為時間管理的第三原則：有效記錄的時間只有是基于業(yè)務(wù)的需求才是有效投入；不是業(yè)務(wù)需要的時間都有可能是無效投入。

基于不同的時間管理視角，我們將基于時間的人效提升分為三個階梯：時間精確、時間精細和時間精準。

當時間足夠精細、精準且顯性化后，它的價值也將被無限放大。

圖/?《人效九宮格白皮書》

人力資源視角下的時間精確???：精確記錄和計算

時間精確，屬于勞動力時間管理的第一個階梯，其含義是人力資源角度對于時間的準確記錄和計算。

但是時間一旦進入管理視角，對于時間的精確記錄，又包含了更深層次的意義。

1. 準確性

我們對于員工出勤等時間的記錄首先是為了根據(jù)法律的要求給員工發(fā)放相應(yīng)報酬，因此準確度是合規(guī)管理的最低要求。

考慮到員工屬性差異，工作地差異，甚至跨國跨時區(qū)等復(fù)雜性，要想做到準確記錄并不是一件容易的事。不過隨著數(shù)字化工具的推進，即使通過不同的工具去記錄時間，也能夠高效集中采錄數(shù)據(jù)，且準確度非常高。

2. 透明度

時間被準確記錄既是企業(yè)的需求，也是員工個人的需求。相關(guān)的信息和記錄必須對員工透明，只有這樣才能保障員工的權(quán)益。

3. 實時性

實時性是對數(shù)據(jù)采集的時效性要求。關(guān)于時間數(shù)據(jù)不但要保證記錄準確，而且還要能夠及時被呈現(xiàn)。

及時呈現(xiàn)的數(shù)據(jù)更多的價值體現(xiàn)在管理層面，被實時抓取的考勤和時間數(shù)據(jù)經(jīng)實時運算并同步給管理者后，管理者可以依賴這些數(shù)據(jù)進行管理決策。小到人員的溝通，大到生產(chǎn)制造排程的調(diào)整等，都可以依賴實時運算的數(shù)據(jù)進行調(diào)節(jié)。

4. 自動化

當然要做到以上的準確、透明和實時，系統(tǒng)必須是自動化的，即不依賴人為操作和控制。人為操作犯錯的概率較高，而且不經(jīng)濟。通過自動發(fā)生的動作設(shè)計，則可減少大量的人力操作的時間和工作量，節(jié)省職能人員成本。

總之，從合規(guī)性和減少浪費的角度出發(fā)，人力資源的管理者們將時間視為一種調(diào)節(jié)變量，通過準確、透明、實時和自動化的采集和計算，實現(xiàn)對企業(yè)和員工的雙重責任。

財務(wù)視角下的時間精細：工時與業(yè)財聯(lián)動

沿著時間管理階梯，當勞動力時間進入財務(wù)視角后，時間管理的價值從合規(guī)性進入到經(jīng)濟性。財務(wù)部門的天然職責就是確保收益，他們習慣用各種各樣的投資收益指標來衡量一件事情的價值。

從這個意義上來看，人效本質(zhì)上就是一個財務(wù)指標，所以我們前文在談人效指標時，提到最有意義的人效指標也是效益類指標。

所以我們的一個核心觀點是，對于人效分析， 應(yīng)該轉(zhuǎn)化為時效分析才更有價值。

實際上，只有當經(jīng)濟進入下行周期時，企業(yè)才會更加關(guān)注人效。人效的分析單位是個人，如要進一步分析，個人的兩種屬性——時間和成本則是人效分析的關(guān)鍵。

時間是勞動者的投入，成本則是支付給勞動者的報酬，人效就是讓報酬換時間的過程更加有效率和效益。

所以只有轉(zhuǎn)化為元效分析和時效分析，人效分析才更深入?？紤]到元效已經(jīng)是結(jié)果，時效才是動因且更為隱蔽，所以對于時間效能的分析則更為關(guān)鍵。

人力資源視角下的時間管理是關(guān)于時間效能的粗放分析，即從一般意義如何減少時間浪費，但如何確保時間的投資在財務(wù)角度是有價值的，即如何從業(yè)財角度干預(yù)時間效能，則必須至少經(jīng)歷兩個階段。

1. 時間能被精細管理

這里的精細管理包含兩層意思，一是指時間能與成本單位關(guān)聯(lián)，二是能夠有通用的管理指標。

對于一般公司，將時間歸屬于人，進而歸屬到部門，就已經(jīng)足夠。但對于管理更精細、成本管控力度更高的企業(yè)，往往需要對時間進行更精細化的拆分。

一是根據(jù)工序?qū)r間拆斷，其次是根據(jù)投入的不同的部門、貨品、場地等將時間歸屬到不同的成本單位。例如，我們可通過精益工時實現(xiàn)顆粒度更細的工時劃分；通過勞動力賬戶，將更精細的工時結(jié)構(gòu)與財務(wù)結(jié)構(gòu)關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)有效的工時核算，真正實現(xiàn)時間的財務(wù)化管理。

一旦時間進行這樣的拆分和對應(yīng)后，也方便企業(yè)建立更精細化的時間效能管理指標。

通常的生產(chǎn)制造和零售服務(wù)企業(yè)都會建立標準作業(yè)時間，諸如 UPH、SPH等指標。一旦形成標準工時，就方便企業(yè)進行財務(wù)約束和管控。

2. 時間能夠被看見

時間效能的管理不僅僅在于事后計算，更重要的是通過指標影響過程。所以指標不在于被計算出，而在于能驅(qū)動業(yè)務(wù)結(jié)果達成，這就是 “被看見”的力量。精細化的時間指標ROI也要被勞動者看見，從而能夠進一步激發(fā)勞動者的能動性。

所以，需要給予管理者全面的實時看板，通過時間效能的過程管理，驅(qū)動業(yè)務(wù)結(jié)果達成。只有這樣，全面工時管理才能實現(xiàn)時間與業(yè)財結(jié)果的聯(lián)動關(guān)系。

業(yè)務(wù)視角下的時間精準??：基于業(yè)務(wù)需求的時間預(yù)算

時間精確是人力資源管理部門的需求，時間精細是財務(wù)部門的需求，這兩個需求本質(zhì)上都是時間發(fā)生之后的需求：一個保證時間發(fā)生后的合規(guī)和不浪費，另一個是評估時間成本的經(jīng)濟性。

所以，我們將這兩種關(guān)于時間的管理稱為后發(fā)動作，即在時間發(fā)生之后的記錄、管理、計算和評價。

但業(yè)務(wù)部門優(yōu)先關(guān)心的事情是有沒有足夠的時間投入到生產(chǎn)，即根據(jù)業(yè)務(wù)需求的生產(chǎn)任務(wù)能不能被完成。如果業(yè)務(wù)都完成不了，再合規(guī)和經(jīng)濟都是無意義的。

所以真正的時間管理應(yīng)該是前置的，即根據(jù)業(yè)務(wù)需求來確保工時的精準投入。

注意，這里的精準至少包含三層意思：

1）對于業(yè)務(wù)部門來說，是基于業(yè)務(wù)需求確定的工時；

2）對于員工來說，這樣的工時投入不違背自己的動機和需要；

3）對于職能部門，即HR和財務(wù)來說，時間投入是合規(guī)有效且經(jīng)濟的。

因此我們引入了時間預(yù)算的概念，而且是符合以業(yè)務(wù)為主體的多元需求的時間預(yù)算。

1. 時間預(yù)算首先應(yīng)該來源于業(yè)務(wù)場景

這里的業(yè)務(wù)場景包含了業(yè)務(wù)產(chǎn)量和產(chǎn)值需求，也包含生產(chǎn)過程中的影響和約束因素。

任何生產(chǎn)不僅需要滿足生產(chǎn)量，還需考慮生產(chǎn)過程的人機料法環(huán)，即全面質(zhì)量管理過程中的人員、機器、原料、方法、環(huán)境等因素。這些因素都可能影響生產(chǎn)過程。

2. 其次，時間預(yù)算還需考慮員工可用性

所謂的員工可用性，是指員工的時間是否能夠被納入到生產(chǎn)和服務(wù)過程中來。

員工可用性受制于員工個人的生理、心理、家庭環(huán)境等多種因素，所以實際上員工并不能夠保證每天按時出勤；而且，一些福利標準較高的企業(yè)給予員工更多假勤，這增大了員工的變動性。

3. 時間預(yù)算還受到公共規(guī)則約束

這里談到的公共規(guī)則，就是在時間預(yù)算時應(yīng)考慮的約束規(guī)則。

上文談到的合規(guī)性、減少浪費、經(jīng)濟性等都是大的約束規(guī)則，實際上影響員工時間安排的還有各地區(qū)豐富的出勤、假勤規(guī)則、權(quán)利規(guī)則等。

所以，基于國家、企業(yè)的公共規(guī)則，時間預(yù)算要做到精準必然是一個復(fù)雜的計算過程。

圖源/?Unsplash

以上三個需求，實際上對應(yīng)的就是企業(yè)需要多少時間、員工有多少時間、確保時間合理利用三個要點，在此基礎(chǔ)上，企業(yè)可以對時間進行預(yù)測。

粗放型的規(guī)劃和安排符合一般原理即可，排到人即可。但更精細化的排班，則需要考慮到更精細的規(guī)則，這就需要引入智能排班等數(shù)字化工具。

結(jié)合人工智能算法和預(yù)測模型，先進的智能排班工具能準確預(yù)測未來人力和工時需求，且保證排班結(jié)果相對靈活，這樣既能滿足企業(yè)的業(yè)務(wù)需求，也滿足員工的時間彈性，還服從組織的公共規(guī)則。

當然，這種匹配需求的難度也是非常大，對數(shù)字化工具的運用也很復(fù)雜，企業(yè)投入的成本也相對較高。

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